Esta seção fornece orientações sobre a preparação das informações que serão divulgadas como parte do relatório anual. Inclui orientações sobre a materialidade das informações relatadas, bem como sua qualidade - sua confiabilidade, integridade, concisão, consistência e comparabilidade. Esta seção também inclui orientações sobre o escopo das informações relatadas, a dupla natureza obrigatória e voluntária dos relatórios e considerações especiais para empresas não listadas.
Materialidade
O conceito de materialidade serve como um teste do que deve ser relatado, equilibrando os diferentes objetivos dos relatórios corporativos:
- Garantir que os investidores tenham informações suficientes para tomar decisões informadas;
- Garantir o custo-benefício da divulgação para as empresas e para a sociedade;
- Evitar informações desnecessárias que possam obscurecer uma visão clara do desempenho da empresa.
A maioria dos países usa a materialidade como o teste do que deve ser divulgado. As regulamentações nacionais geralmente se concentram nos acionistas ou investidores atuais e em sua capacidade de entender o desempenho atual e futuro da empresa; se as informações puderem afetar o preço das ações da empresa ou as decisões dos investidores de comprar ou vender seus títulos, elas geralmente são consideradas relevantes.
As Normas Internacionais de Relatórios Financeiros do IASB definem informações relevantes da seguinte forma: "Uma informação é relevante se sua omissão ou distorção puder influenciar as decisões que os usuários tomam com base nas informações financeiras sobre uma entidade específica que reporta. Em outras palavras, a materialidade é um aspecto de relevância específico da entidade com base na natureza ou magnitude, ou ambos, dos itens aos quais as informações se referem no contexto do relatório financeiro de uma entidade individual."
O que especificamente deve ser divulgado? Em alguns casos, a regulamentação fornece apenas um requisito geral para a divulgação de informações "relevantes" sobre um determinado tópico, dando às empresas bastante liberdade para determinar o que é relevante. Em outros casos, o conteúdo de um relatório será bem definido pela regulamentação ou pelas boas práticas. Por exemplo, o poder discricionário da empresa é mais limitado nas áreas de governança e conselho, transações com partes relacionadas e propriedade. Os regulamentos e padrões nacionais tendem a fornecer orientações mais específicas sobre o que deve ser divulgado nessas áreas.
Entretanto, a determinação da materialidade é fundamental nas áreas de estratégia e desempenho, risco e sustentabilidade. Cada uma delas é muito específica para a empresa, e o que as empresas apresentam pode diferir significativamente em termos de conteúdo e aparência. (Para obter mais informações sobre como a materialidade se aplica às questões de sustentabilidade, consulte Gerenciamento de questões materiais de sustentabilidade)
O conceito de materialidade é útil para determinar a quantidade de detalhes a serem divulgados em um item específico. Por exemplo, um relatório pode conter as qualificações de cada membro do conselho; no entanto, apenas as principais qualificações - como, em alguns casos, a formação acadêmica de um membro do conselho - provavelmente serão relevantes.
A materialidade às vezes requer uma abordagem prospectiva, para fornecer uma compreensão das perspectivas futuras da empresa. Para riscos materiais, uma abordagem típica é traçar - em um "mapa de calor" - a probabilidade de impacto versus a magnitude do impacto. No caso de riscos e impactos de sustentabilidade, um mapa ou avaliação de materialidade pode ajudar as empresas a determinar o que é importante para as operações principais da empresa e o que é importante para seus acionistas.
Qualidade da informação
Um bom relatório requer um equilíbrio cuidadoso entre prioridades concorrentes:
- Uma apresentação completa de todas as informações relevantes;
- Garantir que o relatório seja suficientemente conciso para preservar o foco e a legibilidade;
- Adaptar o relatório à empresa para que o leitor tenha uma sólida compreensão da empresa e do ambiente em que ela opera;
- Manter a apresentação comparável - com os relatórios da empresa em períodos anteriores e com os relatórios de outras empresas em um setor semelhante - para facilitar o uso por investidores e outras pessoas.
É claro que a preparação do relatório anual envolve compensações. A tentativa de ser completo e abrangente pode levar a relatórios excessivamente longos que podem facilmente se tornar desconexos. Por outro lado, uma ênfase excessiva na concisão pode produzir relatórios muito fáceis de ler, mas que podem omitir informações importantes.
Da mesma forma, os relatórios devem ser específicos sobre as empresas que os emitem. O leitor deve entender o desempenho, os principais produtos, os mercados, os riscos e os planos futuros dessa empresa em particular - e não apenas as preocupações que poderiam ser aplicadas a qualquer empresa. Os órgãos reguladores incentivam cada vez mais as empresas a tomarem alguma iniciativa na adaptação dos relatórios para melhor comunicar sua história aos investidores e a outras pessoas. Mas os investidores frequentemente expressam frustração com o fato de as informações não serem comparáveis de um relatório para outro - que é muito difícil encontrar itens específicos em um relatório e compará-los com os relatórios de outras empresas. Essa é uma preocupação especialmente grave para os investidores institucionais que analisam e investem em um grande número de empresas.
Escopo da divulgação
O relatório deve abranger as atividades e os resultados da própria empresa e de qualquer entidade na qual a empresa detenha o controle acionário (geralmente definido como 50% de participação ou mais). Os relatórios financeiros geralmente são consolidados entre a entidade que apresenta o relatório e suas entidades controladas. As medidas de desempenho financeiro e operacional consolidadas incluem a totalidade da entidade controlada, independentemente do tamanho da participação minoritária, e o valor da participação minoritária é contabilizado separadamente na demonstração de resultados e no balanço patrimonial.
As informações sobre entidades coligadas, mas não consolidadas, devem ser incluídas na medida em que forem necessárias para explicar a estratégia, a governança e o desempenho da empresa e de suas entidades consolidadas. Entretanto, as entidades não consolidadas não devem ser levadas em conta no cálculo do desempenho financeiro, operacional e de sustentabilidade consolidado.
Para fins de relatórios financeiros, as participações minoritárias em entidades não consolidadas são contabilizadas usando o método de equivalência patrimonial (lucros na proporção da participação minoritária) ou o valor justo de mercado do investimento.
Requisitos de divulgação
Os requisitos de divulgação são diferentes para empresas listadas e não listadas. Dependendo da jurisdição, os elementos de relatório e a divulgação sugerida podem ser obrigatórios por lei, voluntários ou não abordados.
Empresas listadas
Para as empresas que emitem títulos para o público, é importante estar familiarizado com os vários requisitos para o relatório anual e outras divulgações, incluindo a lei de títulos, a lei corporativa, os requisitos de listagem da bolsa de valores e os códigos de governança corporativa. Além disso, os órgãos reguladores ou as bolsas de valores geralmente fornecem orientações complementares sobre como preparar relatórios anuais, incluindo orientações sobre sustentabilidade e relatórios integrados.
Desafios específicos podem surgir da mistura de informações obrigatórias e voluntárias, e da mistura de informações financeiras auditadas (que são preparadas de acordo com os padrões contábeis geralmente aceitos) e informações prospectivas (que não são preparadas dessa forma). Portanto, os regulamentos geralmente impõem requisitos específicos para a divulgação de informações voluntárias e prospectivas em demonstrações financeiras ou relatórios para investidores.
Empresas não listadas
Em alguns países, como a Índia e o Reino Unido, as grandes empresas não listadas têm uma série de exigências de relatórios. Mesmo quando as exigências são mínimas, os relatórios públicos ainda podem ser importantes para as empresas privadas. O acesso a novos fundos, o engajamento de novos acionistas e o atendimento às demandas dos acionistas atuais, à medida que a empresa cresce e se torna mais complexa, ainda exigirão que a história da empresa seja contada. As empresas não listadas podem adaptar mais facilmente seus relatórios a investidores e acionistas específicos.
O processo de preparação e arquivamento de um relatório anual integrado deve ser dirigido pela administração da empresa (mais apropriadamente pelo secretário corporativo) e supervisionado pelo conselho de administração e seus diferentes comitês (auditoria, governança, sustentabilidade).
Em última análise, a diretoria da empresa (geralmente os principais executivos, como o CEO e o CFO) e o conselho são responsáveis pela emissão oportuna e pela precisão dos relatórios obrigatórios e voluntários.
A preparação do relatório exige o envolvimento de uma equipe multidisciplinar de vários departamentos da empresa, incluindo os seguintes:
- Estratégia
- Áreas funcionais (vendas, marketing, fabricação)
- Operações
- Sustentabilidade ou meio ambiente, saúde e segurança (EH&S)
- Recursos humanos
- Gerenciamento de riscos, controle interno e auditoria
- Jurídico e conformidade
- Finanças e contabilidade
- Relações com investidores
- Tecnologia da informação
Os auditores externos realizam a auditoria independente das demonstrações financeiras e a garantia de informações selecionadas sobre sustentabilidade. Os auditores externos se reportam ao conselho de administração (geralmente ao comitê de auditoria).
Planejamento interno para a preparação do relatório anual
Saiba mais ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
Uma cópia digital do relatório anual é geralmente o principal canal de acesso ao relatório para investidores e outras partes interessadas. Embora algumas empresas criem uma versão do relatório baseada na Web, recomenda-se que o relatório anual seja disponibilizado em formato PDF (portable document format), que combina muitas das vantagens de uma cópia física impressa do relatório com a flexibilidade de um formato digital.
O Projeto Lab do Financial Reporting Council (FRC) observa que os PDFs dos relatórios anuais devem ter os seguintes atributos, que são valorizados pelos investidores (FRC 2015):
- Tem um limite claro: permite que os investidores tenham uma compreensão clara do documento, seu escopo e conteúdo.
- É garantido: Para os investidores, o PDF se beneficia do mesmo nível de garantia que o relatório anual impresso.
- Abrange um período definido: Representa um relatório em um ponto no tempo que não muda, ao contrário das páginas da Web, que podem estar sujeitas a atualizações.
- Pode ser baixado: Oferece a segurança de que a cópia do investidor não estará sujeita a manipulação ou remoção.
- É pesquisável: Dá aos investidores mais confiança de que os resultados são relevantes, uma vez que a pesquisa opera dentro dos limites do documento único e claramente proposto. Isso também permite que eles identifiquem rapidamente áreas de interesse dentro desse relatório.
- É (relativamente) oportuno: O PDF está disponível on-line antes de a cópia impressa chegar pelo correio e pode ser acessado pelos investidores assim que for lançado.
- É portátil: O PDF pode ser facilmente armazenado e acessado na maioria dos dispositivos.
- É onipresente: a adoção generalizada do formato PDF pelas empresas significa que os investidores podem acessar e analisar arquivos de várias empresas e anos.
O FRC recomenda manter o PDF simples - evitando livros eletrônicos e PDFs interativos, que não são valorizados pelos investidores. Recomenda também fornecer arquivos dos relatórios anuais anteriores da empresa, bem como outras informações de apoio - disponibilizando de 5 a 10 anos de registros históricos - no site da empresa (FRC 2015).
XBRL
O XBRL pode facilitar a geração de relatórios digitais para os emissores e a agregação e análise de dados para os investidores.
O Sustainability Accounting Standards Board tem sido proativo no desenvolvimento de uma versão XBRL da taxonomia dos padrões SASB.
O EFRAG considera a possibilidade de desenvolver uma taxonomia XBRL para o primeiro conjunto de Normas Europeias de Relatório de Sustentabilidade(ESRSs), que está sendo introduzido pela Diretriz de Relatório de Sustentabilidade Corporativa (CSRD).
A taxonomia XBRL digitalizará os requisitos de divulgação detalhados nos ESRSs e, portanto, é fundamental para o objetivo da UE de garantir que a CSRD seja "digital em primeiro lugar", com relatórios XBRL incorporados desde o início e permitindo o uso ampliado do Formato Eletrônico Único Europeu (ESEF) na esfera da sustentabilidade.
O Formato Eletrônico Único Europeu (ESEF/iXBRL) é o formato de relatório eletrônico no qual os emissores cujos títulos são admitidos para negociação em mercados regulamentados da UE devem preparar seus relatórios financeiros anuais para facilitar a acessibilidade, a análise e a comparabilidade dos relatórios financeiros anuais. A ESMA desenvolve as normas técnicas regulamentares (RTS) que especificam esse formato de relatório eletrônico, bem como as ferramentas de orientação e implementação.
O International Sustainability Standards Boards (ISSB) desenvolveu a taxonomia 2024 do IFRS Sustainability Disclosures para os IFRS Sustainability Disclosure Standards.
A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante no desenvolvimento de relatórios corporativos. As tecnologias digitais em particular, como a inteligência artificial e o blockchain, são facilitadoras e impulsionadoras dessa mudança. As novas tecnologias já interromperam os modelos de negócios existentes e estabelecidos, e todas as empresas estão usando cada vez mais novas tecnologias para facilitar transações, trocar informações ou conectar pessoas.
Sem dúvida, as mesmas tecnologias também afetarão significativamente a maneira como os relatórios corporativos são preparados e entregues às partes interessadas de uma empresa. Por exemplo, os órgãos reguladores estão analisando o possível papel das soluções baseadas em blockchain na simplificação do processo de relatórios, ou seja, a produção, a distribuição e o consumo de informações financeiras e outras informações corporativas.
A análise de dados e a inteligência artificial são outros exemplos de como as tecnologias digitais estão revolucionando os relatórios corporativos. Essas tecnologias podem desempenhar um papel crucial na melhoria da capacidade de uma empresa de coletar e selecionar informações, bem como na comunicação dessas informações.
Isso também permitirá a elaboração de "relatórios contínuos" que, em vez de serem implementados em uma base "anual" ou em outro período fixo, serão continuamente atualizados e divulgados on-line. O relatório contínuo criará um diálogo mais engajado e responsivo entre a empresa, os investidores e outras partes interessadas.
As empresas são incentivadas a inovar no uso da tecnologia para apoiar os relatórios corporativos, tanto os regulamentados quanto os voluntários (Kriz e Blomme 2016).
Consulte o Analista ESG de aprendizado de máquina da IFC - MALENA.
Os relatórios anuais e as fontes de informação relacionadas têm públicos diferentes e servem a propósitos diferentes, incluindo o cumprimento dos requisitos de divulgação, a comunicação estratégica sobre a empresa e o envolvimento com acionistas menores e partes interessadas.
Requisitos de divulgação
As autoridades do mercado ou as bolsas de valores geralmente impõem requisitos de divulgação e transparência às empresas maiores e listadas publicamente, incluindo a disponibilização pública do relatório anual. Para as empresas de capital aberto, as exigências de divulgação são muito rigorosas, com base na necessidade de divulgar todas as informações relevantes de forma justa e igualitária a todos os acionistas, para evitar assimetria de informações e informações privilegiadas. As empresas de capital aberto também são obrigadas a divulgar informações relevantes em tempo hábil, o que implica a publicação de demonstrações financeiras trimestrais não auditadas e relatórios periódicos ou atuais sobre eventos relevantes que ocorram entre os ciclos de divulgação.
Por esse motivo, os relatórios anuais, bem como os relatórios trimestrais e periódicos, normalmente devem ser apresentados às autoridades de mercado e às bolsas de valores relevantes. Além disso, esses relatórios devem ser disponibilizados por meio dos principais canais de comunicação da empresa, incluindo o site corporativo.
Para facilitar o acesso às informações financeiras e melhorar a eficiência do mercado, as autoridades do mercado também podem exigir ou incentivar a divulgação de informações financeiras em formato eletrônico, como o XBRL (um formato padronizado e legível por máquina para marcar informações comerciais e financeiras).
Comunicação estratégica
Além de atender às exigências de divulgação, os relatórios anuais são uma excelente ferramenta para promover a empresa junto às partes interessadas, incluindo investidores, funcionários, parceiros comerciais, clientes e a comunidade, bem como para compartilhar a visão, a estratégia, o desempenho e o impacto da empresa.
As empresas devem maximizar a divulgação de seu relatório anual e das informações relacionadas além dos registros exigidos. Por exemplo, as empresas de capital aberto normalmente realizam chamadas para investidores no momento da divulgação dos relatórios financeiros anuais e trimestrais, em que a alta administração apresenta os principais destaques dos relatórios. Da mesma forma, as informações contidas nos relatórios anuais podem ser usadas em roadshows com investidores para apoiar o acesso da empresa a novos capitais.
Outro canal importante para a comunicação de informações estratégicas, de governança e de desempenho é a carta do CEO que apresenta o relatório anual. Por exemplo, a carta anual da Blackrock aos CEOs é um evento importante.
O uso de recursos visuais, ferramentas interativas para todo o relatório anual ou para partes dele e a divulgação contínua além do relatório anual ajudam as empresas a se envolverem e a criarem confiança com os investidores e outras partes interessadas.